PENYELENGGARAAN MICE

PENYELENGGARAAN MICE

Penyelenggaraan even MICE sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif
profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerjanya mempunyai
sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain.

Adapun tahapan atau urutan posisi para pihak yang sesuai dengan lingkup
wilayah kerja dan tanggung jawab penyelenggaraan MICE adalah sebagai berikut :
1. Penyandang dana. Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang
mempunyai ‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana
untuk pelaksanaan suatu program.
2. Pelaksana. Disinilah posisi dan peran penyelenggara MICE seperti PCO, PMO,
PITO dan PEO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras untuk
mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak. Karena menjadi pusat dari
seluruh pihak yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan
strategis.

Manajemen MICE 

3. Penampil. Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis
program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi sepakbola
tingkat regional, bila tidak diikuti oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya
tarik.
4. Penonton. Apapun program evennya, faktor kehadiran penonton/tamu akan
menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai
dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur
kesuksesan event.
5. Pengamat. Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan kita
sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang kita
laksanakan. Para pengamat atau orang luar mempunyai pengaruh sebagai humas
atau public relation (PR) kita secara tak lansung.
Posisi diatas disebut sebagai UNSUR 5-P. kelima unsur itu harus PUAS,
yang bisa tercapai berkat kerja keras UNSUR P ke 2, yaitu pelaksana atau pihak
penyelenggara. Untuk menguasainya tidak semata-mata dapat kita peroleh di
bangku-bangku sekolah, kursus atau kuliah. Akan tetapi ilmu lapangan, yang dapat
diperoleh dengan praktek lansung di lapangan. Walaupun tergolong ilmu lapangan,
tetapi juga perlu didasari dengan prinsip berpikir metodologi dan manajerial
professional. Tanpa didasari hal tersebut hasilnya tentu kurang memuaskan.



Beberapa hal penting untuk penyelenggaraan even MICE antara lain sebagai
berikut :
1. Pemahaman Program. Seluruh tim pelaksana harus mempunyai tingkat
pemahaman tentang program tertentu, baik secara teknis maupun ‘jiwa’ dari
program tersebut, biasanya diawali brain-storming..
2. Seni Imajinasi. Ini adalah imajinasi kita yang terkendali. Artinya sebatas kita
mencoba membuat suatu imajinasi tentang proses terwujudnya sebuah program
sampai pada saat pelaksanaan program tersebut. Bagaimana alurnya, dimana
klimaksnya, dimana daya tariknya, kejutan apa dan lain-lain.
3. Konsep Tertulis. Ini terwujud dalam bentuk proposal tertulis. Proposal ini harus
ringkas, singkat, informasi, detil, menarik dan mudah dimengerti.
4. Rancangan Waktu Kerja. Hal ini biasa disebut dengan time scheadule, termasuk
susunan acara yang rinci (run down).
5. Kontak Penampil. Gerakan menghubungi semua pihak yang terlibat atau terkait
pada program tertentu. Kontak dilakukan secara rinci, jelas, tepat dan akurat.
6. Rancangan Budget. Rancangan budget pada prinsipnya harus dikontrol setiap
hari, bahkan per dua jam pada saat mendekati hari H. ini penting untuk mencegah
terjadinya over budget. Jadi harus diadakan upaya balancing terus-menerus.
7. Informasi. Ini merupakan langkah upaya mendatangkan tamu atau penonton.
Untuk program privat, biasanya cukup dengan undangan, sedangkan untuk
program event yang besar perlu langkah publikasi, pemasaran, promosi dan
lain-lain.
8. Kontrol Pelaksana. Mendekati hari pelaksanaan dan pada saat pelaksanaan,
tingkat kontrol harus semakin meningkat, karena disaat-saat itulah biasanya
hal-hal tak terduga terjadi dan membutuhkan antisipasi cepat untuk menerapkan
rencana 1, 2, 3 dan seterusnya.
9. Doa Bersama. Langkah ini menjadi sangat penting karena apapun yang kita
rencanakan dan kita lakukan, kita perlu membangun kebersamaan yang solid dan
memohon kepada Tuhan Yang Maha Kuasa untuk memberikan karunia.
10. Laporan Akhir. Setelah evaluasi, semua harus tersusun dalam satu berkas
laporan akhir yang lengkap.



Budgeting Plan
Sebelum menjalankan sebuah event, sebuah rancangan anggaran menjadi
sangat penting untuk mengetahui seberapa banyak biaya yang dibutuhkan untuk
menjalankan event yang telah kita rencanakan menggunakan RAB (Rancangan
Anggaran Biaya) atau Mata Anggaran.
Penyusunan RAB/Mata Anggaran menjadi bagian yang amat sangat
signifikan. Kesalahan dalam penyusunan anggaran bisa berakibat fatal. Karena selain
untuk mengetahui seberapa banyak biaya yang kita perlukan, RAB juga dapat kita
gunakan sebagai patokan dalam mengontrol aliran kas yang keluar untuk
pembiayaan event.

Tahapan dan cara penyusunan sebuah RAB/Mata Anggaran untuk kegiatan
MICE sebagai berikut :
1. Break down konsep event yang telah kita buat. Hal ini nantinya akan
mempengaruhi penentuan lokasi gedung, dekorasi event, bintang tamu dan
perlengkapan-perlengkapan pendukung lain yang sesuai dengan konsep event
yang telah kita kembangkan.
2. Survey harga supplier dan vendor. Survey harga semua kebutuhan event kita
mulai dari perlengkapan terkecil seperti alat tulis sampai kebutuhan yang paling
besar seperti publikasi. Pastikan harga yang kita dapat adalah harga pasti dan
bukan hasil dari kira-kira atau awang-awang. Masalah pemilihan supplier atau
vendor, itu kebijakan masing-masing.
3. Survey prosedur perijinan dan biaya keamanan. Perlu kita perhatikan skala
event yang akan kita jalankan apakah itu event lokal atau event nasional serta
perkiraan jumlah keramaian yang akan ditimbulkan sebagai efek dari event kita.
Tingkat perijinan keamanan di kepolisian pun berbeda, untuk event nasional
dengan mobilisasi massa tinggi biasanya perijinan harus sampai ke Polda, namun
untuk skala lokal dengan mobilisasi massa rendah perijinan sampai Polres pun
dimungkinkan. Dan tentunya biaya perijinan akan menjadi berbeda.
4. Survey prosedur perijinan dan biaya Publikasi. Untuk perijinan publikasi dapat
diurus di pemkot/pemkab, bagian yang mengurusi tergantung dari
pemkot/pemkab masing-masing daerah. Minta daftar biaya pajak masing-masing
titik dengan detail. Dalam penyusunan anggaran, daftar biaya pajak bisa kita
cantumkan secara detail sesuai dengan titik yang kita pasang atau
merata-ratakan biaya pajak dan kemudian digabungkan dengan biaya pembuatan
dan pemasangan item publikasi. Misal, biaya untuk satu buah spanduk adalah
Rp. 200.000,00 di dapat dari biaya rata-rata pajak Rp. 100.000,00; biaya
pemasangan Rp. 10.000,00; dan biaya produksi Rp. 90.000,00.
5. Survey prosedur perijinan dan pajak hiburan (Ticketing). Perijinan biasanya
dilakukan di Dispenda, besaran biaya pajak hiburan adalah 10%. Pajak hiburan
sebenarnya tidak perlu di masukkan ke RAB/Mata Anggaran. Tapi bisa dijadikan
patokan berapa pengeluaran pajak yang harus kita bayarkan apabila tiket kita
terjual sekian dari total tiket atau habis terjual.
6. Buat RAB/Mata Anggaran cadangan. Dalam prakteknya, kadang-kadang
rencana kita tidak berjalan mulus. Kita harus mengantisipasinya dengan membuat
beberapa RAB/Mata Anggaran cadangan. Berapa banyak? itu tergantung
antisipasinya. Tapi, saya sarankan buat lebih dari dua RAB/Mata Anggaran. Satu
RAB/Mata Anggaran utama, dan yang lainnya adalah RAB/Mata Anggaran
cadangan. Nampaknya sepele, tapi ini akan sangat berguna pada saat
pendapatan event kita di luar ekspektasi kita.

Time Schedule (Timeline)
Jaso (1996) menyebut event timeline sebagai Action Plan Check List (APCL).
Event timeline merupakan sebuah dokumen tertulis yang memuat secara ringkas
ihwal rencana jadwal waktu kerja dan kapan setiap pekerjaan harus dimulai dan
selesai dilakukan tahap demi tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan,
koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya sebuah event. Bisa dikatakn bahwa
event timeline merupakan “Peta” untuk melaksanakan sebuah event.
Event timeline setidaknya harus memuat pekerjaan pokok, komponen, juga
elemen yang akan dihadirkan dalam serangkaian acara. Tentu untuk lebih pas, kita
harus mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan yang akan
kita selesaikan. Hal tersebut sudah merupakan hal yang wajib dilakukan, alokasi
waktu jika tidak tepat dapat berakibat fatal dikemudian hari. Kemudian pekerjaan
tersebut haru disusun secara berurut, tahap demi tahap dan menghitung waktu
mundur dari hari H.

Tahap Menyusun Event Timeline :
1. Mencatat kebutuhan fisik, teknis operasional, dan unsur-unsur pokok yang akan
dihadirkan dalam event yang akan diselenggarakan.
2. Menentukan daftar prioritas pekerjaan, mana yang haru dilakukan / dikerjakan
lebih awal.
3. Menghitung berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.
4. Menyusun tugas / pekerjaan secara berurut tahap demi tahap dengan hitungan
waktu mundur dari hari -H.
Sebenarnya dalam menyusun timeline tidak ada cara yang baku, karena
tergantung dari acara yang akan diselenggarakan. Jadi, jika Anda bertanya
bagaimana menyusun timeline yang baik dan benar, maka akan sulit, karena tidak
ada aturan baku dalam penyusunan event timeline. Tapi, paling tidak harus memuat
elemen-elemen sebeagai berikut :
1. Nomor urut pekerjaan sebelum hari – H
2. Jadwal pekerjaan (kepan dimulai dan selesai)
3. Deskripsi pekerjaan / tugas / kegiatan
4. Penanggung jawab pekerjaan
5. Keterangan status pekerjaan (on progress / finish / failure / etc)


Strategi Menyusun Event Timeline :
1. Mulai mengerjakan sejak 5 bulan sebelum hari – H atau beberapa minggu
sebelum hari – H, tergantung dari jenis acara yang akan diselenggarakan. Hal
tersebut sebagai antisipasi terjadi hal yang diluar dugaan.
2. Susun timeline bersama semua anggota. Paling tidak semua anggota harus
memegang semua dokumen event timeline yang disusun seupaya mereka tahu
apa dan kapan haru dimulai juga kapan harus selesai.
Fungsi Event Timeline :
Sederhananya, event timeline akan menjadi dokumen penting yang
merupakan dokumen panduan langkah kerja. Ibarat sebuah peta. Event timeline yang
sudah disusunpun dapat dibagikan kepada mitra, semua anggota tim, para pemasok
barang, dan semua pihak yang akan terlibat, dan berfungsi :
1. Sebagai instrumen untuk mengelola, mmelakukan supervisi, berkoordinasi, dan
berkomunikasi dengan seluruh anggota tim pelaksana dan mitra kerja.
2. Sebagai alat untuk memonitoring perkembangan setiap pekerjaan dan kinerja tim.
3. Sebagai sarana referensi dalam rapat dengan tim pelaksana.

http://bit.ly/2TIMELINEkegiatan