Teknologi MICE

INFORMASI TEKNOLOGI MICE DAN PEMANFAATANNYA

A.    Informasi Teknologi MICE dan Pemanfaatannya

Factor yang lebih penting dalam perkembangan teknologi adalah teknologi untuk berkomunikasi. Setiap peserta event membutuhkan komunikasi yang tidak terbatas oleh ruang dan waktu. Baik itu untuk berkomunikasi secara langsung dengan siapapun yang berada dibelahan dunia. Dengan bantuan teknologi membicarakan usaha maupun apapun menjadi lebih mudah, mengirimkan pesan tertulis dan mengirimkan data atau file penting sangatlah mudah. SMS, relay satelit, telepon pintar, Tablet, laptop, pesan singkat, telepon gengam, e-mail, data, sudah menjadi bagian dalam kehidupan sehari hari dalam berkomunikasi seperti halnya, telex, mesintik, telepondan pager di abad 20

a)      Revolusi teknologi komunikasi

Infrastruktur dari internet dan perlatan komunikasi lainnya serta berkembangnya teknologi digital telah menimbulkan media baru selain media cetak media elektroni yang bisa dismapaikan kepada pengunjung acara kita oleh para mara petugas pemasaran, bisa berupa; CD roms, telepon selular / HP, Radio, media social (facebook, twitter, linked, path), Blog, chat rooms (Whatsaps, Line, blackberry messenger, b-talk dan lainnya), DVD, warung internet, email, wifi, websites, smartphone, tablet dan PDA

1.      Calling Home

Di sebagian besar negara maju, orang-orang yang melakukan perjalanan dapat berkomunikasi secara konstan berkat jaringan telepon seluler yang mendominasi dunia. Peralatan khusus memungkinkan sistem selular untuk menawarkan akses data dan faks disamping komunikasi suara. Kebanyakan hotel saat ini, sudah melengkapi kamarnya dengan telefon port RJ-11, yang memungkinkan wisatawan untuk menghubungkan modem atau fax portabel.

Beberapa hotel juga memiliki koneksi WiFi berkecepatan tinggi di loby dan ruang pertemuannya. Di Indonesia sendiri beberapa provider telepon seluler sudah mempunyai jaringan yang luas sampai kepelosok negeri dengan menawarkan paket bervariatif. Untuk layanan internetpun sudah luas dan sudah mendukung untuk panggilan video call maupun video conference. Banyak beberpa provider seluler yang bekerja sama dengan provider luar untuk memperluas jaringannya

Sumber www.tadungkung.com

Gambar 2.1 Logo provider seluler yang ada di indonesia

2.      Software komputer

Teknologi bukan komoditas yang statis, terutama teknologi software computer, dan industri MICE membutuhkan teknologi computer untuk memanipulasi data sesuai dengan kebutuhan. Perkembangan teknologi software computer sangatlah cepat sekali dan harus dipastikan kita memiliki software yang paling canggih. Bagaimanapun juga perkembangan ini sangat luar bisaa bahkan bisa jadi ketika buku ini dibuat perkembangan nya udah pasti berbeda lagi.

3.      Aplikasi Komputer / Aplikasi tertentu

Sebagian besar dari teknologi computer yang dibutuhkan oleh pengelola event professional, berkaitan dengan registrasi atau prosedur pendaftaran dan manajemen keuangan. Software Minimal yang dibutuhkan adalah program pendaftaran PC-based dan Web-based, program tersebut harus memberikan unsur-unsur berikut:

a.       Acara dan sesi pendaftaran yang fleksibel

b.      Penelusuran akomodasi dan jadwal

c.       Penempatan speaker dan peserta

d.      Surat konfirmasi dan label surat

e.       Lencana dan tanda-tanda dengan penyusunan huruf nama yang berkualitas tinggi

f.       Daftar Delegasi, sesi dan acara penting, dan laporan lainnya

g.       Anggaran dan ringkasan keuangan

Pada point ini sebuah dokumen, bisaanya disebut rencana pertemuan (meeting plan) atau panduan pementasan (staging guide), Meskipun banyak perencana lebih memilih teks tercetak yang familiar, menghasilkan berbagai elemen dari rencana-checklist, formulir function, laporan anggaran, daftar nama, surat menyurat, kontrak, dan sebagainya-adalah tugas untuk komputer dan laptop saat ini sama dengan tugas dan penyediaan fax, dan komunikasi e-mail juga.

b)      Peralatan Teknologi ( 4 )

Dibalik mengotomatisasi berbagai unsur seperti perencanaan dan pengelolaan acara, teknologi komputer memiliki dampak besar pada industri. Hal ini mempengaruhi, tidak hanya mekanisme Event MICE tetapi merupakan dinamika industry MICE juga. Saat ini desain grafis banyak yang dihasilkan oleh komputer, presentasi multimedia, dan sistem respon interaktif sebagai bagian intrinsik dari banyak program konferensi. Bahkan sekarang banyak sekali program software dalam laptop yang sudah menunjung untuk dikombinasikan dengan sistem proyeksi LCD yang menggantikan proyektor slide dan memberikan presenter fleksibilitas yang jauh lebih besar dari sebelumnya. Banyak sekali convention center yang sudah memiliki akses ke komputer.

Hotel di Asia dan Eropa yang melayani wisatawan bisnis serta Convention hall menawarkan akses nirkabel melampaui akses internet berkecepatan tinggi dan. Namun, ada beberapa yang keberatan dengan wi-fi. Yang pertama adalah kapasitas yang terbatas; mungkin menggunakan bandwidth yang sama seperti ponsel dan pagers.

1.      Web Conferencing

Webcast dapat dijadikan sebagai alternatif yang aman untuk event MICE yang sensitif, seperti pertemuan bisnis global yang rentan akan protes dan intimidasi politik. Pendaftar bisa dilakukan dengan menggunakan e-mai,l pertanyaan mereka sebelum dan selama webcast, dan presenter yang direkam di sebuah studio yang lokasinya dirahasiakan. Manfaat tambahan dari konferensi berbasis web ini adalah bahwa selain 300 peserta yang bisaanya hadir, konferensi ini juga menarik penonton dari 1.800 penonton dari lebih dari 100 negara

Web conferencing pada dasarnya bentuk kolaborasi konferensi yang berlangsung melalui World Wide Web di antara dua atau lebih pengguna di lokasi yang berbeda (Lucy P. Roberts 2004)

Sumberhttp://swa.co.id/business-strategy/kedacom-solusi-rapat-jarak-jauh-yangefisien

Gambar 2.2 Suasana Web Conference

Peralatan yang digunakan untuk web conference seperti tele conference bisaanya. Terdiri dari

Fitur-Fitur Web Conferencing. Berikut ini fitur-fitur yang harus dimiliki pada aplikasi web conferencing (Frost and Sullivan 2006)

-       Slide presentasi, seorang pengguna dapat menyajikan presentasi secara online dan disaksikan oleh pengguna lain secara real-time.

-       Live atau video streaming dan audio streaming, digunakan untuk mendukung fitur komunikasi visual pada web conferencing.

-       Perekaman Rapat - dimana kegiatan presentasi akan direkam pada komputer klien, atau server .

-       Whiteboard electronic, memungkinkan presenter dan / atau hadirin untuk menandai pada slide presentasi atau membuat catatan pada papan tulis.

-       Teks Chat, text chat digunakan untuk berkomunikasi secara pribadi dengan pengguna lain yang terhubung dengan conferencing.

2.      Wireless Connectivity (konektifitas nirkabel)

Setelah memulai sebagai kemudahan di Amerika Utara, wi-fi telah mendapatkan penerimaan di seluruh dunia. Kebutuhan untuk berkomunikasi secara efektif tanpa terminal telepon atau soket dinding telah menghasilkan berbagai pilihan nirkabel. Digerakkan oleh teknologi radio gelombang, miniaturisasi, dan jaringan nirkabel, produsen di seluruh dunia menyediakan aliran peralatan baru untuk penggunaan pribadi dan bisnis. Untuk aplikasi pertemuan atau pameran, sistem nirkabel menyederhanakan pengaturan dan memungkinkan kinerja yang lebih baik dengan biaya yang lebih rendah. Bahkan, fasilitas sering membebaskan biaya untuk penggunaan wi-fi sebagai incentif.

3.      Audio Visuat At Meetings Abroad

Sumber cedia 2013

Gambar 2.3 Digital conference station

Jika anda perhatikan gambar diatas apa yang anda lihat? Suatu kecanggihan teknologikah, televisekah atau monitor darigawai yang pintar?

Anda tentu tidak berpikiran bahwa beberapa orang akan menjadi sangat kesulitan ketika menggunakan peralatan audiovisual diataskan? Mungkinhal – hal keceil seperti pecahnya lampu proyektor, cd yang scratch, flashdisk yang tidak terbaca, bahkan tidak adanya konektifitas antara laptop dan Projektor akan membuat seseorang panic. Perkembangan teknologi audio visual sangan pesat meeting dan conference bahkan convention sudah bisa dilakukan secara online.

Anda tidak akan berpikir bahwa para veteran(senior) Event MICE yang pernah menghadapi setiap masalah AV secara virtual pada pertemuan domestik mereka, dari lampu proyektor yang melengkung sampai goresan pada DVD mereka.

Standar profesional dan tingkat keahlian sangat bervariasi dari satu negara ke negara lain, seperti yang mereka lakukan dari situs ke situs di tempat-tempat domestik. Inhouse AV kontraktor yang telah anda harapkan di Amerika Serikat dan Kanada relatif jarang dibeberapa bagian dunia. Para staf pengawas akan bermultibahasa, tapi jangan berharap pada petugas panggung, operator kamera, dan projeksionis untuk memiliki dua bahasa. Ruang pertemuan sangat bervariasi di belahan lain di dunia. Hotel tua dengan grand ballroom mereka, chandelier rumit yang membanggakan yang mengganggu proyeksi dan bentuk pilar yang tidak bisaa yang membuat pengaturan tempat duduk menjadi sebuah masalah

c)      Production Media ( 5 )

Sebanding dalam kecanggihan dan kualitas, media Audio Visual berbeda di seluruh dunia; film 16-mm merupakan standar universal, dan overhead dan slide proyektor masih digunakan terbatas di beberapa tempat, akan tetapi dibeberapa Negara seperti di Indonesia penggunaan itu sudah mulai berkurang karena dianggap kurang efisien, penggunan LCD proyektor dan digital audio video dngan laptop sebagai playernya sudah sangat umum. peralatan Suara seperti mikrofon, speaker, mixer, dan sejenisnya-yang hampir sama di seluruh dunia. Multi-Imaging yang digunakan secara luas di seluruh dunia, menggunakan keadaan media seni video seperti DVD dan video streaming. Namun, Anda akan menghadapi beberapa perbedaan dalam standar videoMonitor televisi, kamera, tape dan pemutar DVD diproduksi dengan spesifikasi video yang berbeda yang mungkin tidak kompatibel dengan perangkat lunak Anda.NTSC, standar Jepang dan Amerika Utara untuk video, tidak kompatibel dengan format PAL yang ditemukan di sebagian besar Eropa, Australia, sebagian Afrika, dan Asia Tenggara atau dengan sistem SECAM yang telah digunakan di Perancis, Jerman, Rusia, dan banyak dari Timur Tengah. Untuk menampilkan program video di sebuah negara dengan standar yang berbeda, video harus dikonversi ke format yang sesuai. Jika video ini akan digunakan, tentukan standar di negara tuan rumah dan kemudian cari sebuah perusahaan produksi yang dapat membuat konversi. Setelah DVD dan beberapa variasi dari media digital tampaknya ditentukan untuk menjadi teknologi utama dalam waktu dekat

Gambar 2.4 layout untuk pemasangan projector Audio Visual

d)      Teknologi audio visual yang baru ( 6 )

Komputer, Internet dan intranet, audio dan konferensi video, fiber optics, integrated services digital network (ISDN) lines, proyektor video, panel LCD, dan videophones yang sekarang sedang digunakan. Ketika Anda mempertimbangkan teknologi baru apa yang telah berkembang dan diperkenalkan di pasar meeting pada hampir setiap hari, indikator menunjukkan meningkatnya ketergantungan pada perusahaan AV. Ini adalah ide yang baik untuk secara berkala menyisihkan beberapa jam dengan perusahaan AV untuk meninjau kebutuhan meeting dan untuk memastikan bahwa program berjalan lancar dan biaya yang sangat efektif

Peralatan audiovisual itu mahal; Namun, penting bahwa AV anda berinvestasikan vendor dalam peralatan terbaru yang tersedia. Biaya tenaga kerja merupakan komponen utama biaya AV dan sangat berbeda dari kota ke kota. Peralatan baru, agar bekerja sempurna dan didukung oleh teknisi berpengetahuan yang nyaman dengan setiap aspek peralatan, harus standar Anda. Kemampuan videoconference tidak lagi terbatas pada state-of-the-art pusat konferensi. Videoconferencing lebih murah daripada konferensi satelit, dan jalur ISDN memungkinkan integrasi komputer dan videoISDN memungkinkan untuk transmisi data lebih cepat melalui saluran. Videoconferencing ISDN berbasis menjadi tersedia di berbagai hotel konferensi. Program pelatihan perusahaan besar menggunakan videoconference untuk melatih karyawannya di beberapa lokasi.

Kembali ke Dasar (bahkan hampir ada banyak peralatan canggih dan sistem pelatihan yang baru dan proses, kategori dasar dalam AV tetap sama: layar / proyeksi, pencahayaan, suara, dan pengaturan ruang Layar / Proyeksi menata layar sehingga bahwa itu adalah pada sudut yang memungkinkan untuk pembicara melihat layar tanpa mengubah kepalanya menjauh dari mikrofon podium. ketinggian ruang adalah penentu kuat ukuran layar. Ballroom chandeliers kadang menghalangi gambar yang diproyeksikan dan berdampak pada ukuran layar dan setup. Ukuran bawah layar harus tidak kurang dari empat puluh delapan inci dari lantai. Menempatkan layar pada anak tangga (penambah) akan menambah 12-15 inci dengan tinggi bawah, yang mana yang lebih baik, terutama jika ruangan panjang dan sempit. Ketika ruangan panjang dan sempit, peserta yang duduk di belakang ruangan perlu melihat di atas kepala orang-orang di depan mereka. Hanya jika layar ditempatkan cukup tinggi (pada anak tangga) mereka akan memiliki pandangan yang jelas

Jenis dari Projection Front, proyeksi layar memberikan kualitas gambar yang sangat baik di layar, tapi proyektor umumnya ditempatkan di lantai ruang konferensi dekat peserta. Proyektor memiliki unit kipas untuk pendinginan; unit-unit ini berisik. Oleh karena itu, memberikan jarak yang cukup antara proyektor dan tempat duduk untuk menghindari sebagian besar suara. Rear screen projection diatur di belakang layar dan tidak terlihat dari lantai konferensi. Ini bisaanya memerlukan waktu dua puluh meter di belakang layar. Meskipun tidak sejelas front screen projection, tetapi pilihan ini membuat presentasi bersih seperti juga semua peralatan diluar dari pandangan. Hal ini juga memungkinkan untuk melihat lebih baik di sebuah ruangan dengan cahaya terang dari depan monitor layar projection.Video dipilih berdasarkan ukuran monitor dan jumlah orang penonton. Peningkatan visual ini adalah yang terbaik digunakan dalam sebuah workshop atau grup kecil. Harus ada satu monitor untuk setiap 25-50 orang, tergantung pada ukuran monitor. Kualitas monitor sangat bervariasi. Memeriksa kualitas dan berdiskusi dengan vendornya sebelum memesan. Ketika membuat presentasi untuk kelompok besar (lebih dari 200 orang), menggunakan sistem proyektor video dengan layar besar adalah cara yang lebih baik untuk memproyeksikan gambar.

Suara harus terdengar ke semua peserta. Menguji sistem didalam rumah untuk kualitas dan fleksibilitas. Sistem rumah bisaanya menawarkan suara yang memadai untuk pidato. Namun, dari waktu ke waktu, ada spillover suara, dan Anda mungkin ingin mengatasi hal ini lebih awal. Seringkali dinding udara (pemisah), yang memisahkan satu ruangan dari yang lain dalam ballroom yang sangat besar, tidak memadai untuk menghilangkan spillover suara. Juga, periksa ruang untuk titik mati (daerah di mana akustik tidak diijinkan pendengaran yang jelas di bagian lain dari ruang rapat).

Sumber http://videoconference.blogdetik.com/

Gambar 2.5 perelatau uaudio untuk teleconference

Sumber videoconference.blogdetik.com

Gambar 2.6 peralatan audio visual

e)      Undangan / invitation, CD and DVD Invitation and Elektronik invitation

Undangan / invitation adalah salah satu saran untuk mempromosikan Event yang akan kita selenggarakan, selain itu juga sebagai salah satu cara untuk mendapatkan peserta event.

Tentu anda semua pernah melihat suatu undangan, minimalnya undangan pernikahan di daerah anda. Bentuk undangan didesain se indah mungkin dan semenraik mungkin. Disesuaikan dengan tema dan tujuan dari event tersebut.

Jenis jenis undangan

   

1.      Undangan Cetak

Gambar 2.7 contoh undangan cetak

2.      Undangan Elektroik

Selain undangan secara cetak industry MICE mengenal pula undangan digital atau media elektronik.

Beberapa situs atau software yang menyediakan jasa undangan event diantaranya adalah:

Evite

Evite adalah situs sosial-perencanaan untuk membuat, mengirim, dan mengelola undangan online. Evite diluncurkan pada tahun 1998. Website ini gratis, layanan iklan-didukung. Diakuisisi oleh konglomerat IAC / InterActiveCorp pada tahun 2001. Liberty Media diperoleh pada tahun 2010.

Event organizer menciptakan undangan secara online pada situs Web melalui Interface yang sederhana. Undangan secara online ini biasanya disebut dengan "Evite". Host akan memasukan alamat e-mail dari calon peserta event dan Evite akan mengirimkan e-mail kepada para calon peserta tersebut. Setiap calon peserta akan diberikan pilihan dan harus memilih salah satu dari empat kategori: "Menghadiri", "Tidak Hadir", "Mungkin", dan "Belum menjawab". Para tamu berpindah sendiri dari kategori "Belum menjawab" sampai salah satu dari tiga kategori "menjawab" kategori dan dapat menulis komentar tambahan

-          Features

-          Reminders

-          Tuan rumah dapat mengirim pengingat e-mail otomatis pada hari-hari sebelum acara.

-          Tuan rumah dapat menentukan melalui situs web apakah tamu telah melihat undangan atau tidak.

-          Style

-          Halaman HTML untuk undangan mungkin memiliki berbagai fitur gaya yang dipilih oleh pengundang. Ini termasuk pengaturan, warna, tata letak, dan mengubah nama empat kategori tamu.

-          Updates

-          Tuan rumah dapat memilih untuk mengirim tamu update ketika tamu lain RSVP untuk acara ini, atau ketika detail acara berubah.

-          Legal controversy

-          Menurut Mashable dan VentureBeat, Evite telah mengancam untuk menggugat San Francisco berbasis start up dan pesaing Socializr karena dugaan pelanggaran hak cipta.

-          Online registration

Registrasi memang akan baru di bahas di semester berikutnya akan tetapi perkembangan teknologi tidak bisa terelakan. Registrasi untuk event sudah banyak melalui media elektronik. Dengan berkebangnya Internet dan gawai pintar. Masyarakat mulai melirik teknologi ini untuk mempermudah registrasi secara manual.

  

Keuntungan registrasisecara online adalah :

1.      Berkurangnya penggunaan kertas dan tinta yang tentunya berpenaruh terhadap berkurangnya pengeluaran dana yang dibutuhkan.

2.      Bisa menjangkau bagian dunia dimanapaun selama terdapat jaringan internet, sehingga pemasaran dan event yang dilaksanakan bisa jauh lebih luas lagi.

On Line Registrastion

Berikut ini adalah beberapa situs jejaring yang bisa dijadikan host untuk online registration.

a.      Etouches by etouches

Etouches perangkat lunak untuk event managemen mencakup setiap fungsi utama dalam perencanaan suatu event dengan perangkat lunak terbaik dibidangnya. Dengan multilingual, multicurrency platform offers registration, budgeting, project management, speaker/exhibitor/sponsor management, event website, email marketing, mobile app, networking & more. Perangkat lunak yang diciptakan oleh orang – orang yang bekerja di bidang event dan melayani event secara menglobal.

b.      Eventbrite

Eventbrite menyediakan perangkat lunak untul pendaftaran dengan biaya yang sangat efektif, guna membantu usaha mengelola dan mempromosikan acara secara online.eventbrite membantu pengusaha muda dibidang Event menemukan gairahnya dari mulai event barbecue di halaman belakangsampai konferensi untuk orang – orang terkenal di dunia film dan musik

c.       Event Wizard by Dot Com Your Event

Vent wizard memberikan kemudahan dan control untuk menciptakan pemasaran berupa undangan dan registrasi kepada calon pengujung dengan biaya yang terjangkau

d.      TRS by TRS

Online registration tool -- general admission ticketing, conference registration, volunteer management, and much more.

e.       ProClass by ProClass

Mengelola kelas dan event secara mudah, dengan kelebihan penjadwalan acara yang teratur, pembayaran yang flexible dan opsi tambahan untukregistrasi oline dan pengumpulan dana.

f.        Boomset by Boomset

Pengelaolaan daftar tamu, pencetakan tanda pengenal, penulusaran pengunjung event, dan check in secara instan

g.      Registration & Enrollment by Affinety Solutions

Online registration software and enrollment management system for community education, recreation, youth program organizations.

h.      YesEvents by YesEvents

Complete menu of conference and event services. Online event report center with attendee, registration detail and financial reports.

i.        MeetMax by MeetMax Registration System

System registrasi yang menamwarkan undangan secara elektronik dengan desin yang bagus

j.        BookingBug by BookingBug

System reservasi dan registrasi yng mudah di gunakan dan bisa disesuaikan untuk berbagai event dan kebutuhan.

k.       Floktu by Floktu

Floktu adalah solusi yang sempurna untuk perencanaan event dan mudah membuat website event registrasi dan undagannya.

l.        Smart Crowdz by Smart Crowdz

Smartcrowdz adalah suatu website event , Cuma – Cuma yang menyediakan pengelolaan event berbasis aplikasi website dan mobile Aplication.

m.    Acteva by Acteva

Laman website professional dengan built-in registration, questionnaires, payment processing, dan real-time data collection.

n.      Aardcom Event Registration by Aardcom Communications

Solusi pendaftaran kustom untuk acara perusahaan, konferensi dan pameran dagang dengan secara online dan sistem penukaran tersedia.

o.      Acuvent by Acuvent

Pemasaran event dan pendaftaran online untuk korporat, pemerintah, asosiasi, badan amal, organisasi jaringan.